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采購(gòu)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)有哪些？

主要體現(xiàn)在3個(gè)方面：

1、降低人工成本

通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)接，信息實(shí)時(shí)同步，大幅度減輕采購(gòu)人員的溝通協(xié)同頻率，提高工作效率。通過(guò)采購(gòu)執(zhí)行自動(dòng)化，降低業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的采購(gòu)工作量。

2、降低總體采購(gòu)成本

通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的不斷篩選，增加優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商數(shù)量，保證采購(gòu)商品達(dá)到最優(yōu)性價(jià)比。

3、透明化成本分析

通過(guò)分析和洞察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的低效工作和價(jià)格變化，讓采購(gòu)成本分部和實(shí)時(shí)成本節(jié)約進(jìn)度清晰地呈現(xiàn)給業(yè)務(wù)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)人員、管理層等等，并為企業(yè)提供最有的采購(gòu)成本優(yōu)化方案。

采購(gòu)系統(tǒng)如何運(yùn)作？

電子采購(gòu)是由采購(gòu)系統(tǒng)促進(jìn)的采購(gòu)過(guò)程。流程中的系統(tǒng)將所有采購(gòu)流程計(jì)算機(jī)化。因此，通過(guò)盡量減少紙張的使用，采購(gòu)系統(tǒng)也可以減少出錯(cuò)。

在商業(yè)中，利用采購(gòu)系統(tǒng)不僅僅可以網(wǎng)上購(gòu)物，采購(gòu)系統(tǒng)使公司用于管理采購(gòu)流程的所有功能、程序和政策自動(dòng)化。

以下是利用采購(gòu)系統(tǒng)如何促進(jìn)采購(gòu)流程：

○ 確定查詢

采購(gòu)流程的第一步確定所需的貨物是什么。采購(gòu)系統(tǒng)將這一過(guò)程集中在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。

因此，采購(gòu)經(jīng)理將清楚地了解剩余庫(kù)存、采購(gòu)內(nèi)容和確定預(yù)算。

傳統(tǒng)的采購(gòu)過(guò)程將日光浴，因?yàn)榇_定需求將需要基于紙張的表計(jì)算。不輸入準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)是真實(shí)存在的。

○ 證實(shí)

在此步驟中，驗(yàn)證意味著驗(yàn)證將在哪些供應(yīng)商或供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)庫(kù)存。利用采購(gòu)系統(tǒng)簡(jiǎn)化并加速了這一過(guò)程。其將處理由負(fù)責(zé)人驗(yàn)證的文件。

傳統(tǒng)的采購(gòu)流程通常會(huì)消耗大量包含需要簽署的文件的紙張。這通常需要幾天時(shí)間，因?yàn)橛袝r(shí)負(fù)責(zé)人很長(zhǎng)時(shí)間都不在。

○ 訂購(gòu)

采購(gòu)系統(tǒng)系統(tǒng)支持訂購(gòu)流程。該系統(tǒng)將根據(jù)所需庫(kù)存清單自動(dòng)向供應(yīng)商或供應(yīng)商訂購(gòu)查詢。

如果你手動(dòng)執(zhí)行此過(guò)程，則必須將訂單一一發(fā)送給供應(yīng)商或供應(yīng)商。此外，如果采購(gòu)流程與其他功能之間沒(méi)有整合，也會(huì)導(dǎo)致效率低下。

○ 追蹤

完成訂購(gòu)后，允許經(jīng)理跟蹤庫(kù)存以確認(rèn)它們處于哪個(gè)流程。這是可能的，因?yàn)橄到y(tǒng)提供了來(lái)自供應(yīng)商或供應(yīng)商的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。

同時(shí)，傳統(tǒng)的采購(gòu)流程只能讓管理者在庫(kù)存訂單的不確定性中等待。

○ 購(gòu)買(mǎi)

采購(gòu)的最后一步也可以在系統(tǒng)中完成，因?yàn)樗布闪藭?huì)計(jì)功能。同時(shí)，供應(yīng)商可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建有效發(fā)票。

傳統(tǒng)采購(gòu)只允許供應(yīng)商親自遞交有效發(fā)票，效率很低。丟失發(fā)票的可能性就在那里，它會(huì)阻礙你的業(yè)務(wù)。

○ 報(bào)告

由于系統(tǒng)記錄了所有采購(gòu)活動(dòng)，與傳統(tǒng)采購(gòu)流程相比，報(bào)告將更加容易。

保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有數(shù)據(jù)都可以自動(dòng)生成分析報(bào)告。系統(tǒng)最大限度地利用采購(gòu)過(guò)程中涉及的員工、部門(mén)和供應(yīng)商的記錄來(lái)創(chuàng)建評(píng)估。

采購(gòu)在企業(yè)中的重要性主要體現(xiàn)在三方面：

1、采購(gòu)物資在數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間上出現(xiàn)問(wèn)題，將直接影響交貨期。

2、采購(gòu)物資在價(jià)格上偏高，將直接加大產(chǎn)品成本，影響銷(xiāo)售競(jìng)爭(zhēng)力。

3、采購(gòu)物資倉(cāng)儲(chǔ)管理不到位，將直接影響企業(yè)資金的流動(dòng)。

4、采購(gòu)物料成本占生產(chǎn)總成本的比例很大。若物料或設(shè)備無(wú)法以合理的價(jià)格獲得，則直接影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)。若采購(gòu)價(jià)格過(guò)高，則產(chǎn)品成本也高，影響到產(chǎn)品的銷(xiāo)售和利潤(rùn)，若采購(gòu)價(jià)格過(guò)低，則很可能采購(gòu)的物料品質(zhì)很差，影響到產(chǎn)品的品質(zhì)，從而使產(chǎn)品不具備市場(chǎng)竟?fàn)幜Α?/p>

5、采購(gòu)周轉(zhuǎn)率高，可提高資金的使用效率。合理的采購(gòu)數(shù)量與適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)，既能避免生產(chǎn)車(chē)間停工待料，又能降低物料庫(kù)存，減少資金積壓。

6、采購(gòu)部門(mén)可在搜集市場(chǎng)情報(bào)時(shí)，提供新的物料以替代舊物料，以達(dá)到提高品質(zhì)，降低成本之目的。

7、采購(gòu)部門(mén)經(jīng)常與市場(chǎng)打交道，可以了解市場(chǎng)變化趨勢(shì)，從而將市場(chǎng)信息反饋給公司決策層，促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)成長(zhǎng)。